NVVK-app; Meer betrokkenheid. minder drempels
Op 17 september gaat de NVVK een nieuwe fase in, met de lancering van het online platform ‘Bundeling’. Alle relevante verenigingsinformatie en nieuwe interactieve functies onder handbereik in één handige app voor de smartphone en PC. De nieuwe digitale tool vergroot de betrokkenheid van de leden bij de vereniging en helpt van de NVVK een interactieve community te maken. Download de app en doe mee met ‘NVVK 3.0’!
Introductie van de communityformule maakt deel uit van een groter vernieuwingsplan om de NVVK toekomstbestendig te maken. De verenigingsstructuur wordt hervormd, het bestuur wordt geprofessionaliseerd en de communicatie binnen de vereniging wordt verbeterd. “Dat dat laatste nodig was realiseerde het bestuur zich terdege”, vertelt NVVK-secretaris Vincent Grijfrath. “Betere communicatie kwam als een van de voornaamste behoeften naar voren in een ledenenquête in 2019, toen we onze plannen voor hervorming van de vereniging bespraken. Die hervorming is dringend gewenst, omdat we steeds meer knelpunten ervaren in het verenigingswerk. Zo zijn de bestuurstaken te veelomvattend geworden voor onze vrijwilligers, voor wie dat niet hun hoofdtaak is. Om slagvaardiger te worden en toekomstbestendig te blijven, gaan we het bestuur professionaliseren. Zo kunnen we de vakgroepen en de leden beter faciliteren en ondersteunen.”
Toegang tot informatie
Verenigingscommunicatie en toegang tot informatie waren eveneens verbeterpunten. Volgens Grijfrath is het voor leden soms lastig om de juiste personen te vinden bij wie ze met bepaalde vragen of ideeën terecht kunnen. Verder kende de toegang tot relevante informatie en documenten teveel belemmeringen. “De verenigingswebsite functioneert in principe goed, maar het was lastig om via dat kanaal snel een document of presentatie te traceren. Inloggen om ergens bij te komen is sowieso een drempel. De praktijk leert dat mensen afhaken als ze langer dan tien minuten naar de gewenste informatie moeten zoeken. De les die we hieruit trekken is dat de toegang tot informatie simpeler, sneller en laagdrempeliger moet. De tools daarvoor hebben we nu in handen, met het nieuwe online platform en de handige app die alles en iedereen verbindt. Hiermee verbeteren we de communicatie tussen het bestuur en de leden én tussen de leden onderling.”
Grijfrath beklemtoont dat de klassieke informatiemedia van de vereniging niet verdwijnen, maar dat ook die verder worden geoptimaliseerd. “De website, nieuwsbrieven en ons magazine NVVK Info hebben en houden een belangrijke rol. Maar die kanalen zijn vooral gericht op ‘zenden’. Via de nieuwe Bundeling-app wordt het veel eenvoudiger om op thema, actualiteit of vakgroep gerangschikte informatie en documenten op te vragen. Bovendien zijn er nu enkele interessante nieuwe functionaliteiten beschikbaar. Zo is er een nieuwsfeed met actuele nieuwsitems en een chatfunctie waarmee leden snel en eenvoudig met elkaar kunnen overleggen of informatie kunnen delen. Het is vergelijkbaar met de werkwijze van social mediatoepasingen als whatsapp. De chatfunctie in de NVVK app werkt op dezelfde manier, heel herkenbaar en intuïtief voor mensen die al actief zijn op social media.”
Dat delen van kennis, informatie en ervaringen is volgens Grijfrath het bestaansrecht van een beroepsvereniging en die functie krijgt met deze app een nieuwe ‘boost’. “De communicatie binnen de vereniging wordt veel directer en interactiever. Kort samengevat: de afstand tussen bestuur en leden en tussen de vakgroepen en hun leden wordt kleiner. Daarnaast dient het nieuwe platform het democratisch gehalte van de vereniging. Zo komt er ook een online ‘pollfunctie’, waarmee we heel eenvoudig en snel de mening van leden kunnen peilen over ideeën voor activiteiten of bestuurlijke beslissingen. Via de klassieke communicatiekanalen was het een tijdrovende aangelegenheid om enquêtes en polls onder de leden te houden.”
De app maakt ook het werk voor de secretariële ondersteuning van de NVVK gemakkelijker. Zo kunnen leden zich bijvoorbeeld snel en simpel rechtstreeks aanmelden voor kennisdagen, congressen en andere activiteiten, waardoor ook de werklast van het secretariaat minder wordt. Een mooi voorbeeld van het credo: ’de techniek dient de mens’.
"Het NVVK-bestuur ziet de digitale community als voorwaarde voor een 'hybride' vereniging"
Ideaal voor NVVK-prakrijk
Bjorn Poels, ontwikkelaar en commercieel directeur van het digitale platform ‘Bundeling’, noemt de nieuwe communicatietool ideaal voor de NVVK-praktijk. “Het platform is uitermate geschikt voor grotere organisaties met een brede geografische spreiding en een vertakte structuur met afdelingen, regio’s, werkgroepen of vakgroepen, zoals bij de NVVK. Andere bedrijven en verenigingen met zo’n type structuur kennen de verbindingskracht van de app al, zoals Koninklijke Nederlandse Slagers, de Nederlandse Vereniging van Makelaars en ACTIZ. Het platform werd in 2015 ontwikkeld als ‘Club Connect’ en heeft sinds 2017 de naam ‘Bundeling’. Op dit moment maken circa 600 bedrijven, stichtingen en verenigingen gebruik van het platform.”
Poels vult aan dat het communicatieplatform primair is ontwikkeld voor gebruik op de smartphone, een alom gebruikt en vertrouwd communicatiemiddel, zeker bij de jongere generaties. Maar ook via de PC en laptop zijn de functionaliteiten te gebruiken. “De online community voegt waarde toe aan de verenigingscommunicatie. De website moet je zien als het visitekaartje van de vereniging naar buiten toe. De directe uitwisseling van kennis en informatie vraagt om een ander, meer interactief, medium. Dat is wat ‘Bundeling’ biedt. Via de app kunnen alle afdelingen en vakgroepen naar wens en behoefte hun eigen subgroepen vormen voor contact en informatie delen. Een ‘community binnen de community’ als het ware.”
Nieuwe stap
Gijfrath noemt de invoering van het communityplatform en de app een belangrijke ‘driver’ achter de modernisering en professionalisering van de vereniging. Want zowel voor de continuïteit van het verenigingswerk als voor de binding met de leden zijn slimme toegankelijke communicatietools essentieel.
“We zijn toe aan deze nieuwe stap in ons bestaan. Binnen de NVVK is enorm veel kennis, kunde en ervaring aanwezig, bij leden die werkzaam zijn in heel Nederland en over de hele breedte van bedrijfsleven en overheid. Door het laagdrempeliger maken van onderling contact en informatiedeling willen we de onderlinge kruisbestuiving en het leren van elkaars best practices bevorderen. Bij het toelichten van de plannen tijdens een ledenbijeenkomst toonde de achterban zich bijzonder enthousiast. Met dit platform zijn we ervan overtuigd dat nog meer leden zich aanmerkelijk meer bij de vereniging betrokken voelen. Mits zoveel mogelijk leden de app downloaden en er gebruik van maken uiteraard. Die oproep doen we dan ook nadrukkelijk aan onze achterban. Voor de continuïteit van de vereniging is het belangrijk dat we voortdurend nieuwe leden weten te werven, maar vervolgens moeten we leden ook behouden. Dat lukt alleen als de vereniging aantrekkelijk en toegankelijk is. Dat is onze ambitie en het platform speelt daarin een essentiële rol.”
Het NVVK-bestuur ziet de digitale community als voorwaardenscheppend voor een ‘hybride’ vereniging. Een structuur waarin fysieke bijeenkomsten en traditionele communicatiewegen worden versterkt met slimme digitale tools. Zo zal ook videovergaderen, populair geworden tijdens de coronacrisis, naar de overtuiging van Grijfrath een grote rol blijven spelen. Daarvoor is via de app een koppeling met diverse video conferencing applicaties beschikbaar. “Het platform bevordert in alle opzichten de interactie tussen vakgenoten en tussen leden en bestuur. Om informatie te halen en om informatie te brengen. Snel, to the point en zonder drempels. Dit is de next step in het vergroten van relevantie en binding met de leden. We roepen de hele NVVK-community op om die mogelijkheden te benutten en actief hieraan bij te dragen. We zijn immers een vereniging voor en door veiligheidskundigen en risicoprofessionals.”